„Wir besuchen jedes Jahr viele Messen, und die Kontakte, die wir sammeln, sind unser wertvollstes kommerzielles Gut. Linkly erfasst, integriert und qualifiziert—von der Visitenkarte über das CRM bis zum Follow-up.“

Kontext

40Factory ist ein italienisches Unternehmen, das auf Industrial IoT und KI-Lösungen für die Fertigung spezialisiert ist. Es hat MAT (eine skalierbare IIoT-Plattform zur Analyse von Maschinen- und Liniendaten), Wilson.ai (dialogfähige virtuelle Assistenten und KI-Agenten) und Sentra (auf industrielle Prozesse angewandte KI-Videointelligenz) entwickelt: Technologien, die es Maschinenbauern (OEMs) ermöglichen, Mehrwertdienste anzubieten, und Endnutzern erlauben, ihre Produktionsprozesse zu optimieren.

Darüber hinaus unterstützt es OEMs mit strategischer Beratung beim Übergang zur Servitization und hilft ihnen, von einem Geschäft, das auf dem Verkauf von Maschinen basiert, zu einem überzugehen, das auch auf der Erbringung von Dienstleistungen beruht.

B2B-Fachmessen und -Events der Branche sind einer der Akquisekanäle, die 40Factory nutzt.

Das eigentliche Problem

Die Phase nach der Messe war eine der zeitaufwendigsten Tätigkeiten im Vertriebsfunnel. Das klassische Muster des Unternehmens:

• Visitenkarten, gesammelt oder fotografiert und dann von Hand in Excel übertragen
• Manuelle CRM-Eingabe, aufgeschoben auf die Woche nach der Rückkehr, mit mehreren zusammenzuführenden Datenquellen
• Follow-ups, um einige Tage verzögert
• Unvollständige Qualifizierungsdaten: Die Zeit auf der Messe reicht nicht immer aus, um jede Notiz festzuhalten
• Manuelles Event-Reporting: Stunden in Excel, um zusammenfassende Kennzahlen zu erstellen (wie viele Leads, aus welchen Branchen, mit welcher Kaufabsicht)

Das Ergebnis: mehrere Stunden manuelle Arbeit, um Informationen und Notizen zu sammeln, einzugeben und zu reporten, von der Messehalle bis ins CRM.

Was wir gebaut haben

40Factory hat Linkly eingeführt, eine vom Soraia-Team entwickelte Lösung, die 6 KI-Agenten orchestriert und den gesamten Zyklus vor, während und nach der Messe abdeckt:

1. Capture Agent, OCR auf Visitenkarten, Messeausweisen und QR-Codes. Das Standpersonal macht ein Foto; der Agent liest die Daten aus und strukturiert sie.
2. Enrichment Agent, gleicht 30+ Datenquellen ab (LinkedIn, Handelsregister, öffentliche Quellen), um jeden Kontakt mit einer verifizierten E-Mail, Position, Telefonnummer und Unternehmensinformationen anzureichern.
3. Qualification Agent, schlägt ein Qualifizierungsformular vor, das dynamisch anhand der Kriterien von 40Factory generiert wird (Branche, Unternehmensgröße, Produkt-Fit für MAT/Wilson/Sentra, Dringlichkeit).
4. Activation Agent, überträgt den angereicherten, qualifizierten Kontakt direkt in das Vertriebs-CRM von 40Factory, bereit für das Vertriebsteam.
5. Outreach Agent, verschickt innerhalb von Sekunden nach dem Scan eine personalisierte Follow-up-E-Mail an jeden qualifizierten Lead, ohne zu warten, bis das Team vom Event zurück ist.
6. Analytics Agent, erstellt den Executive-Report zum Event-Ende: Leads nach Branche, Kosten pro Lead, geschätzte Pipeline, Conversion-Rate pro Tag und pro Stand sowie eine demografische Aufschlüsselung der Besucher, die den Stand besucht haben.

Zusätzlich zu den 6 Agenten betreut ein dedizierter Linkly-Berater das Setup und die einzelnen Events, um die Datenqualität und die Anpassung an die spezifische Dynamik jeder Messe sicherzustellen.

Warum sich 40Factory für Linkly entschieden hat

Drei Kriterien gaben den Ausschlag:

• All-inclusive-Jahrespauschale: unbegrenzte Scans, angereicherte Kontakte, KI-Agenten, dedizierter Berater. Keine Preisüberraschungen pro Event.
• Automatisierung eines Prozesses: vom Scannen der Visitenkarte bis zum angereicherten Kontakt im CRM, ohne manuelle Schritte dazwischen. Kein händisches Abtippen mehr.
• CRM-Integration (in ihrem Fall HubSpot) + DSGVO/EU-Konformität (AVV nach Art. 28 inklusive, EU-Infrastruktur): null technische Workarounds, null rechtliche Kopfschmerzen.

Die häufigsten Einwände (und warum sie 40Factory nicht aufgehalten haben)

B2B-Unternehmen, die Linkly prüfen, kommen oft mit denselben vier Bedenken. Es lohnt sich, sie direkt anzugehen.

„Wir nutzen bereits die App der Messe“

Apps, die von Veranstaltern bereitgestellt werden, ändern sich bei jeder Messe: andere Oberflächen, andere Logins, andere Exportformate. Sie sind wenig intuitiv, sie brechen unter Last ein (genau bei Spitzenauslastung) und keine davon spricht mit Ihrem CRM. Ergebnis: drei Messen im Jahr, drei Systeme zum Erlernen, null historische Kontinuität bei den Kontakten.

Linkly ist ein Tool, immer dasselbe, unabhängig von der Messe. Dieselbe Oberfläche auf der Hannover Messe, auf der SPS Parma, bei einem privaten Event in Mailand. Die Daten fließen in dasselbe CRM, mit derselben Struktur, mit derselben Historie.

„Wir haben bereits ein internes System“

Kommt vor: Jemand im Vertriebsteam hat ein Excel-Sheet mit Makros zusammengebastelt, oder ein interner Entwickler hat ein Skript improvisiert. Es funktioniert, aber es skaliert nicht: kein KI-Parsing, keine automatische Anreicherung, kein sofortiges Follow-up, keine konsolidierten Analytics.

Linkly ist ein Produkt, kein Nebenprojekt. Über Hunderte von Feedback-Runden mit Unternehmen weiterentwickelt, die jeden Monat auf Messen gehen. Setup ohne Aufwand: Ihr Linkly-Account-Manager übernimmt es. Dasselbe intern zu bauen kostet das Zehnfache, und sechs Monate später muss es bereits neu gebaut werden.

„Meine Vertriebler sind nicht digital—sie bevorzugen Zettel und Stift“

Das ist der häufigste. Der Vertriebler am Stand hat alle Hände voll zu tun: reden, Hände schütteln, Karten austauschen, weiter zum nächsten Interessenten. Von ihm zu verlangen, in ein CRM zu tippen, ist unrealistisch.

Mit Linkly muss die Person auf der Messe nur eines tun: ein Foto der Visitenkarte machen. Kein Login, kein auszufüllendes Formular, nichts zu merken. Foto und fertig. Alles andere, das Auslesen der Karte, das Anreichern der Daten, das Qualifizieren des Leads, das Versenden des Follow-ups, das Aktualisieren des CRM, übernehmen die KI-Agenten, orchestriert vom Linkly-Account-Manager. Setup, Konfiguration, Integration: alles bei uns. Der Vertriebler macht weiter, was er am besten kann.

„Wir brauchen es nicht—wir gehen wegen des Brandings auf Messen“

Selbst wenn das erklärte Ziel Branding und Sichtbarkeit ist: Zehntausende Euro für Stände, Standbau und Reisen auszugeben, ohne zu messen, was zurückkommt, ist eine verpasste Chance.

Bei Linkly geht es nicht nur darum, Kontakte zu sichern. Es geht darum, echte Transparenz über die Messe zu haben:

• Wie viele Personen den Stand besucht haben
• Welche Positionen und Unternehmen wir getroffen haben
• Das demografische Profil (Branchen, Unternehmensgrößen, Regionen) des tatsächlichen Publikums der Veranstaltung
• Worüber die Leute gesprochen haben, wozu sie Fragen gestellt haben
• Welche Bestandskunden vorbeigekommen sind, um Hallo zu sagen

Mit diesen Daten in der Hand wird die Frage am Saisonende „Sollen wir diese Messe nächstes Jahr wieder machen?“ vom Bauchgefühl zur datenbasierten Entscheidung. Es ist dieselbe Logik wie beim Branding: Man kann nicht verbessern, was man nicht misst.