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Salesforce L'integrazione con Salesforce, dall'inizio alla fine.
Collega Linkly a Salesforce e i lead dei tuoi eventi confluiscono automaticamente nella tua org: come Lead, con le note e le risposte al modulo di qualificazione come Note e, se vuoi, raggruppati in una Campagna per ogni evento. Nessuna esportazione manuale, nessun lavoro lead per lead.
Indice dei contenuti
Questa guida è per due persone, che possono anche coincidere:
Admin Linkly
L'amministratore dell'azienda in Linkly, che collega l'integrazione e configura la mappatura dei campi.
Admin Salesforce
L'amministratore Salesforce, che installa l'app Linkly e prepara Salesforce (sezioni 03, 06 e 07).
Cosa fa l'integrazione
Una volta collegata e mappata, Linkly invia automaticamente i tuoi lead a Salesforce. Per ogni lead, mantiene aggiornati:
- •Un Lead Salesforce, la persona che hai raccolto (nome, email, azienda, telefono, qualifica e ogni altro campo che mappi). Il nome dell'azienda viene salvato come testo sul Lead, come Salesforce fa per ogni Lead.
- •Una nota con le note del lead, nell'elenco correlato Notes del Lead.
- •Una seconda nota con le risposte al modulo di qualificazione, intitolata
Qualification answers — «nome del lead», una riga per ogni domanda. - •L'iscrizione a una Campagna (opzionale). Ogni lead entra in una Campagna con il nome del suo evento Linkly, così ottieni una Campagna per ogni fiera (vedi la sezione 08).
Sincronizzazione a senso unico: Linkly → Salesforce. Nulla viene recuperato da Salesforce verso Linkly.
Un campo vuoto in Linkly non svuota mai un valore in Salesforce. Linkly scrive solo i valori che possiede davvero: un numero di telefono vuoto in Linkly non cancella quello inserito dal tuo team commerciale. È una differenza rispetto all'integrazione HubSpot, dove vuoto significa vuoto.
Campagne, non Eventi del calendario. In Linkly "evento" significa una fiera o una manifestazione. Linkly non crea mai Eventi nel calendario di Salesforce: la fiera è rappresentata da una Campagna.
Prima di iniziare
- •Devi essere amministratore dell'azienda in Linkly per collegare, mappare o scollegare Salesforce.
- •La tua edizione di Salesforce deve includere l'accesso API. Le edizioni Enterprise, Unlimited e Developer lo includono. La Professional Edition funziona solo con il componente aggiuntivo API di Salesforce. La Starter Suite non ha accesso API, quindi l'integrazione non può funzionare.
- •Un amministratore Salesforce deve installare l'app Linkly una volta nella tua org, prima che chiunque possa collegarsi (vedi la sezione 03).
- •Consigliamo di collegarsi con un utente di integrazione dedicato, non con il login personale di un commerciale: se l'utente che ha collegato Linkly viene disattivato, la connessione si interrompe.
- •L'utente che collega Linkly deve avere:
- ◦L'accesso API (il permesso "API Enabled" sul suo profilo o in un permission set).
- ◦L'accesso in lettura e modifica a ogni campo del Lead che vuoi mappare. I campi che non può vedere non vengono proposti nella mappatura.
- ◦La casella Marketing User spuntata sul suo record utente, se vuoi usare l'opzione Campagne. Senza, Salesforce non gli permette di creare Campagne.
Installare l'app Linkly in Salesforce
ADMIN SALESFORCE · UNA VOLTA PER ORG
- 1 In Linkly, apri Integrazioni e trova la scheda Salesforce. Sotto la scheda, clicca su Installa l'app Linkly.
- 2 Accedi a Salesforce come amministratore.
- 3 La schermata di installazione mostra un avviso: l'app non proviene da AppExchange. Spunta la casella per confermare di averlo letto.
- 4 Scegli Install for Admins Only (installa solo per gli amministratori): è sufficiente. Linkly lavora tramite l'utente che collega l'integrazione, non tramite gli altri tuoi utenti.
- 5 Clicca su Install e attendi la conferma.
Se salti questo passaggio, il collegamento non riesce. Salesforce risponde "L'app Linkly non è installata in questa org Salesforce", messaggio che compare sulla scheda in Linkly. Installa l'app e collegati di nuovo.
Collegare Salesforce
ADMIN LINKLY
- 1 In Linkly, apri Integrazioni e clicca su Collega Salesforce sulla scheda Salesforce. Si apre il normale login Salesforce (di produzione).
- 2 Accedi a Salesforce, idealmente con il tuo utente di integrazione (vedi la sezione 02).
- 3 Controlla gli accessi richiesti da Linkly e clicca su Allow.
- 4 Tornerai su Linkly. La scheda mostra Configurazione richiesta e l'org che hai autorizzato.
- 5 Clicca su Configura la mappatura dei campi, rivedi la mappatura (sezione 05) e clicca su Salva mappatura.
- 6 La scheda diventa verde: Connesso, con la riga "Sincronizzazione dei lead verso «la tua org»".
Collegarsi da solo non avvia la sincronizzazione. Nulla viene inviato finché non salvi la mappatura dei campi.
Se il collegamento non riesce
Il motivo compare sulla scheda. I due casi più probabili:
- •L'app Linkly non è installata in questa org Salesforce → vedi la sezione 03.
- •Questa org Salesforce non ha accesso API → la tua edizione non include le API (vedi la sezione 02).
Sulla scheda trovi anche il pulsante Ri-autorizza, che ripete il login e conserva la tua mappatura, e il pulsante Disconnetti (sezione 12).
Ricollegarsi a un'org Salesforce diversa azzera la mappatura. I campi cambiano da un'org all'altra, quindi ti verrà chiesto di mappare di nuovo.
Mappare i campi
ADMIN LINKLY
Clicca su Mappatura dei campi sulla scheda (o su Configura la mappatura dei campi la prima volta). Linkly legge in tempo reale i campi del Lead nel tuo Salesforce e ti lascia scegliere quale riceve ciascun campo Linkly.
- •Email, Nome, Cognome e Azienda sono bloccati (indicati da un lucchetto). Vanno sempre nei campi standard del Lead con lo stesso nome: l'email è ciò che Linkly usa per trovare il record, e Cognome (Last Name) e Azienda (Company) sono obbligatori su ogni Lead Salesforce.
- •Tutto il resto è opzionale: telefono, qualifica, URL LinkedIn, località, sito web, settore dell'azienda, dimensione dell'azienda, fatturato annuo, sede, stato del lead, metodo di raccolta, tag, valore del lead, riepilogo IA e nome dell'evento. Scegli Non sincronizzare per escluderne uno.
- •Proposti di default: Telefono → Phone, Qualifica → Title, Sito web → Website.
- •Vengono proposti solo i campi di tipo compatibile, perché Salesforce rifiuta l'intero lead quando anche un solo valore non è adatto al suo campo.
- •Se il tuo Salesforce ha campi personalizzati obbligatori sul Lead che Linkly non compila, un avviso in alto lo segnala. Mappa un campo Linkly su di essi, oppure chiedi al tuo amministratore Salesforce di renderli facoltativi: altrimenti i nuovi lead non si sincronizzano.
Stato del lead e metodo di raccolta
Se li mappi su una picklist (menu a tendina), compare una piccola tabella: un valore Salesforce per ogni valore Linkly. Ad esempio:
| Valore Linkly | Lead Status in Salesforce (esempio) |
|---|---|
| New | Open - Not Contacted |
| Qualified, Proposal | Working - Contacted |
| Lost | Closed - Not Converted |
| Won | Uno stato tuo, non "Closed - Converted" |
Evita "Closed - Converted" per Won. In Salesforce quello stato significa che il Lead è stato convertito in Contatto, Account e Opportunità, cosa che Linkly non fa.
I valori lasciati su Non inviare non vengono inviati, e il campo mantiene il valore attuale.
Preferisci non toccare il tuo Lead Status? Crea una picklist tutta tua per gli stati di Linkly e mappa lo stato su quella:
- 1 Setup → Object Manager → Lead → Fields & Relationships → New → Picklist.
- 2 Dagli un nome, ad esempio Linkly Status, e inserisci i valori di Linkly uno per riga: New, Qualified, Proposal, Won, Lost.
- 3 Rendilo visibile al profilo dell'utente che ha collegato Linkly, e salva.
- 4 Nella Mappatura dei campi di Linkly, mappa Stato del lead su Linkly Status e scegli per ogni stato il valore con lo stesso nome.
Il tuo team continua a usare Lead Status per la propria pipeline, e lo stato Linkly è sempre visibile accanto.
Per il metodo di raccolta, il campo standard Lead Source è un'ottima destinazione. Per aggiungere opzioni come Badge Scan o Business Card: Setup → Object Manager → Lead → Fields & Relationships → Lead Source → Values → New.
Altre picklist, numeri e testi lunghi
- •Picklist: il valore deve corrispondere esattamente a una delle opzioni del campo, altrimenti non viene inviato (il resto del lead si sincronizza comunque). Per i nomi degli eventi e i tag, la schermata mostra in anteprima quali valori non hanno un'opzione corrispondente, ad esempio "2 valori su 14 non verranno scritti. Nessuna opzione per: Expo 2026, …".
- •I campi numerici accettano solo numeri semplici. Una dimensione aziendale come "200-500" o un fatturato come "5M" viene saltato: mappali invece su un campo di testo.
- •Il testo più lungo di quanto il campo consenta viene troncato.
Le due opzioni sotto i campi
- •Compila anche i campi vuoti dei Contatti esistenti, disattivata di default. Vedi la sezione 10.
- •Aggiungi ogni lead a una Campagna con il nome del suo evento Linkly. Vedi la sezione 08.
Le modifiche alla mappatura si applicano ai lead sincronizzati da quel momento in poi. I record già presenti in Salesforce non vengono riscritti.
Aggiungere i campi che ti servono in Salesforce
ADMIN SALESFORCE
Linkly non crea alcun campo in Salesforce. La tua org ha già i campi standard per telefono, qualifica e sito web; per tutto il resto (LinkedIn, evento, tag) il campo lo crea il tuo amministratore Salesforce:
- 1 Setup → Object Manager → Lead → Fields & Relationships → New.
- 2 Scegli il tipo (vedi la tabella qui sotto), dai un nome al campo e, nel passaggio sulla sicurezza a livello di campo, rendilo visibile al profilo dell'utente che ha collegato Linkly.
- 3 Salva, poi riapri la Mappatura dei campi in Linkly: il nuovo campo è nell'elenco.
| Campo Linkly | Tipo di campo da creare |
|---|---|
| URL LinkedIn | URL |
| Località, Nome evento, Tag | Text (255) |
| Dimensione azienda, Settore azienda, Sede | Text (255) |
| Fatturato annuo | Text (255) — il campo standard Annual Revenue accetta solo numeri |
| Valore del lead | Currency |
| Riepilogo IA | Text Area (Long) — oppure il campo standard Description |
Mantieni i valori quando un commerciale converte il Lead. I campi personalizzati esistono solo sul Lead. Crea lo stesso campo sul Contatto (o sull'Account) e collegali in Object Manager → Lead → Fields & Relationships → Map Lead Fields. Senza questo collegamento, il valore resta sul Lead convertito.
Rendere visibili le note in Salesforce
ADMIN SALESFORCE · SERVE ALLA MAGGIOR PARTE DELLE ORG
Le note e le risposte di Linkly compaiono nell'elenco correlato Notes, che la maggior parte delle pagine di Lead e Contatto non mostra di default. Senza questo passaggio le note vengono create, ma nessuno le vede.
- 1 Se "Notes" non viene proposto al passaggio 3: Setup → Notes Settings → Enable Notes → Save.
- 2 Setup → Object Manager → Lead → Page Layouts → Page Layout Assignment. Controlla quale layout usano davvero i tuoi utenti: modificarne un altro non cambia nulla.
- 3 Apri quel layout. Nella palette in alto scegli Related Lists, trascina Notes nell'area degli elenchi correlati e clicca su Save.
- 4 Ripeti i passaggi 2 e 3 per il Contatto (Contact): le persone che sono già Contatti ricevono lì le loro note (vedi la sezione 10).
Campagne: una per evento
Attiva Aggiungi ogni lead a una Campagna con il nome del suo evento Linkly nella Mappatura dei campi, e ogni lead entra in una Campagna con lo stesso nome del suo evento: un lead raccolto a Expo 2026 entra nella Campagna Expo 2026. Linkly crea la Campagna con il primo lead, usando le date di inizio e fine dell'evento.
- •Stato del membro: scegli lo stato che riceve ogni lead. Quello predefinito, Responded, conta come risposta nei report delle Campagne. Puoi anche scrivere uno stato tuo (ad esempio Visita allo stand): Linkly lo aggiunge alle Campagne che crea, conteggiato come risposta.
- •Le persone già iscritte con uno stato che non conta come risposta (ad esempio Sent, da un'email di invito) passano allo stato che hai scelto. Uno stato che conta già come risposta non viene mai modificato.
Vuoi impostare tu la Campagna (tipo, budget, proprietario)? Creala prima dell'evento con esattamente lo stesso nome dell'evento Linkly. Linkly usa quella invece di crearne una, ne compila solo le date vuote e non sostituisce mai nulla di ciò che hai impostato.
Se quella Campagna non prevede lo stato del membro che hai scelto, i lead vi entrano con il suo stato predefinito.
Se l'opzione indica Non ancora disponibile, l'utente che ha collegato Linkly non è un Marketing User: spunta quella casella sul suo record utente Salesforce e riapri la schermata.
Cosa si sincronizza, e quando
- •Alla raccolta: poco dopo che un lead viene raccolto. Se l'arricchimento è attivo, il lead si sincronizza di nuovo al termine dell'arricchimento, così Salesforce riceve i dettagli arricchiti.
- •Alla modifica: ogni volta che modifichi un lead in Linkly.
- •Le risposte al modulo di qualificazione si sincronizzano non appena vengono inviate o modificate.
- •Note: modificare le note aggiorna la stessa nota in Salesforce; svuotarle in Linkly elimina la nota. Lo stesso vale per la nota delle risposte.
- •I lead senza email vengono saltati. L'email è ciò che Linkly usa per evitare di creare duplicati.
- •I lead falliti vengono ritentati automaticamente ogni notte.
- •Tempistiche: quasi in tempo reale, pochi istanti dopo la raccolta o la modifica, ma non istantaneo.
Corrispondenza e casistiche
A ogni sincronizzazione, Linkly cerca la persona in Salesforce per email, in quest'ordine:
| Linkly trova… | Cosa succede |
|---|---|
| Un Contatto con quell'email | Non viene creato alcun Lead. Le note e l'iscrizione alla Campagna vanno su quel Contatto. I suoi campi restano invariati (ma vedi "Compilare i campi vuoti" più sotto). |
| Un Lead convertito | Linkly risale al Contatto in cui è stato convertito e lo tratta come sopra. |
| Un Lead aperto creato da Linkly | Linkly lo mantiene aggiornato con i campi mappati. |
| Un Lead aperto creato da altri (un modulo web, un commerciale, un'importazione) | Linkly compila solo i suoi campi vuoti. Nulla di ciò che ha inserito il tuo team viene sostituito. |
| Nessun record | Viene creato un nuovo Lead. |
I clienti esistenti restano intatti. Quando una persona incontrata in fiera è già un Contatto, il tuo team commerciale vede la visita come note e Campagna su quel Contatto: nessun Lead duplicato, nessun dato sovrascritto.
Compilare anche i campi vuoti dei Contatti esistenti (opzionale)
Attiva questa opzione nella Mappatura dei campi e Linkly compila anche i campi vuoti di un Contatto, ma solo dove il Contatto ha un campo con lo stesso Field Name e lo stesso tipo del campo Lead mappato. I campi standard (First Name, Title, Phone…) corrispondono automaticamente; per un campo personalizzato, crealo sul Contatto con lo stesso Field Name (ad esempio LinkedIn_URL__c).
Su un Contatto, Linkly non scrive mai Email, Lead Source, i campi di opt-out o il proprietario, e non sostituisce mai un valore già presente.
Proprietario del Lead
- •Quando Linkly crea un Lead, il proprietario è l'utente Linkly che lo ha raccolto, se un utente Salesforce attivo ha la stessa email. Altrimenti decidono le regole di assegnazione dei lead della tua org.
- •Il proprietario viene impostato solo alla creazione, quindi una riassegnazione fatta in Salesforce non viene mai annullata.
- •Il proprietario dei Contatti non viene mai modificato.
La stessa persona a più eventi
Resta un unico Lead (o Contatto). Ogni raccolta aggiunge le proprie note e, con le Campagne attive, la persona entra nella Campagna di ciascun evento: uno storico chiaro di tutte le fiere che ha visitato.
Esiti della sincronizzazione
Apri un lead qualsiasi in Linkly e vedrai un badge Salesforce accanto ai suoi dettagli:
I problemi temporanei si risolvono da soli. I lead falliti vengono ritentati automaticamente ogni notte. Se non vuoi aspettare, modifica il lead: questo ne riavvia subito la sincronizzazione. Un fallimento causato dalla configurazione di Salesforce (una regola di convalida, un campo obbligatorio) richiede prima di correggere quella configurazione.
Riconnessione e disconnessione
Riconnessione richiesta
Salesforce fa scadere una connessione inutilizzata per 30 giorni; Linkly lo evita con un segnale di attività settimanale, anche tra una fiera e l'altra. Una connessione può comunque scadere se:
- •l'accesso dell'app Linkly viene revocato in Salesforce,
- •l'utente che ha collegato Linkly viene disattivato, oppure
- •cambiano i criteri delle password della tua org.
La scheda diventa allora color ambra: Riconnessione richiesta. Clicca su Ricollega Salesforce e accedi di nuovo: la tua mappatura viene conservata. I lead falliti nel frattempo si recuperano al successivo tentativo notturno.
Disconnessione
- 1 Sulla scheda Salesforce, clicca su Disconnetti.
- 2 Conferma nella finestra di dialogo.
Disconnettere interrompe tutta la sincronizzazione e cancella la tua mappatura dei campi. Nulla di ciò che è già in Salesforce viene eliminato: Lead, note e Campagne restano dove sono. Se ti ricolleghi, dovrai configurare di nuovo la mappatura.
Risoluzione dei problemi e FAQ
Un lead mostra "Sincronizzazione fallita"+
Salesforce lo ha rifiutato, e Linkly conserva il messaggio di errore originale di Salesforce, così il team Linkly può dirti esattamente perché. Le cause più comuni sono nella configurazione di Salesforce: una regola di convalida, un campo obbligatorio che Linkly non compila (la schermata di mappatura li segnala), una picklist con valori limitati che non accetta il valore, oppure la sicurezza a livello di campo che nasconde un campo mappato all'utente che ha collegato Linkly. Risolvi la causa, poi modifica il lead o attendi il nuovo tentativo notturno.
Un lead mostra "Conflitto"+
In Salesforce c'è una regola duplicati impostata per bloccare, e considera questo lead un duplicato di un record esistente. Risolvi il duplicato in Salesforce (unendo i record o modificando la regola). I conflitti non vengono risolti dal nuovo tentativo automatico.
La sincronizzazione si è interrotta e la scheda indica "Riconnessione richiesta"+
La connessione è scaduta: vedi la sezione 12. Clicca su Ricollega Salesforce; la tua mappatura viene conservata.
Non vedo le note in Salesforce+
L'elenco correlato Notes non è presente nel layout di pagina usato dai tuoi utenti. Segui la sezione 07 e controlla Page Layout Assignment per essere sicuro di aver modificato il layout giusto.
L'opzione Campagne è "Non ancora disponibile"+
L'utente che ha collegato Linkly deve avere la casella Marketing User spuntata sul suo record utente Salesforce. Spuntala e riapri la Mappatura dei campi.
Una persona è in Salesforce, ma non è stato creato alcun Lead+
È già un Contatto (o un Lead convertito). Per scelta, Linkly aggiunge le note e la Campagna a quel Contatto invece di creare un Lead duplicato.
Linkly non ha aggiornato un campo su un Lead+
O il Lead è stato creato da altri (Linkly ne compila solo i campi vuoti), oppure il valore non era compatibile: una picklist senza l'opzione corrispondente, o un valore non numerico in un campo numerico. La schermata di mappatura segnala entrambi i casi.
Il proprietario del Lead è sbagliato+
L'email Linkly dell'utente che ha raccolto il lead non corrisponde a un utente Salesforce attivo, quindi il proprietario è stato scelto dalle tue regole di assegnazione. Allinea le email per i lead futuri; riassegna quelli esistenti in Salesforce: Linkly non li riporterà indietro.
Un commerciale ha convertito un Lead e i campi personalizzati sul Contatto sono vuoti+
I campi non sono collegati per la conversione. Vedi Map Lead Fields nella sezione 06.
Le modifiche che faccio in Salesforce resteranno?+
Sì, per tutto ciò che Linkly non gestisce. Sui Lead creati da Linkly, i campi mappati vengono aggiornati con i valori di Linkly a ogni sincronizzazione; ma un campo vuoto in Linkly non svuota mai un valore, e proprietari, Contatti e Lead creati da altri non vengono mai sovrascritti.
Ogni lead di fiera, già nel tuo Salesforce.
Installa l'app, collega Linkly una volta e smetti di esportare a mano.
Serve una mano con l'integrazione? Scrivici a info@soraia.io.
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Perplexity 
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