“Participamos en muchas ferias al año y los contactos que recogemos son nuestro activo comercial más importante. Linkly captura, integra y cualifica: de la tarjeta al CRM al seguimiento.”

El contexto

40Factory es una empresa italiana especializada en soluciones de Industrial IoT e IA para la manufactura. Ha desarrollado MAT (plataforma IIoT escalable para el análisis de datos de máquinas y líneas), Wilson.ai (asistentes virtuales conversacionales y agentes de IA) y Sentra (IA de video intelligence aplicada a los procesos industriales): tecnologías que permiten a los fabricantes de máquinas (OEM) ofrecer servicios de valor añadido y a los usuarios finales (End User) optimizar sus procesos productivos.

Además, acompaña a los OEM con consultoría estratégica para la transición hacia la servitización, apoyándolos en el paso de un negocio basado en la venta de máquinas a uno basado también en la prestación de servicios.

Las ferias y los eventos B2B del sector son uno de los canales de prospección que utiliza 40Factory.

El problema real

El post-feria era una de las actividades que más tiempo consumía del funnel comercial. El patrón clásico de la empresa:

• Tarjetas de visita recogidas o fotografiadas y luego transcritas a mano en Excel
• Carga manual en el CRM pospuesta a la semana siguiente al regreso, con varias fuentes de datos que unir
• Seguimientos retrasados de varios días
• Datos de cualificación incompletos: el tiempo en feria no siempre alcanza para anotar todo
• Reporting del evento manual: horas de Excel para obtener datos resumidos (cuántos leads, de qué sectores, con qué intención)

El resultado: varias horas de trabajo manual para recoger, cargar y reportar información y notas, desde la feria hasta el CRM.

Lo que construimos

40Factory adoptó Linkly, una solución desarrollada por el equipo de Soraia que orquesta 6 agentes IA dedicados al ciclo completo pre, durante y post-feria:

1. Capture Agent, OCR sobre tarjetas de visita, badges de feria y códigos QR. La persona en el stand fotografía, el agente lee y estructura los datos.
2. Enrichment Agent, cruza 30+ fuentes de datos (LinkedIn, registros mercantiles, fuentes públicas) para enriquecer cada contacto con email verificado, cargo, teléfono e información de empresa.
3. Qualification Agent, propone un formulario de cualificación generado dinámicamente sobre los criterios de 40Factory (sector, tamaño de empresa, fit de producto MAT/Wilson/Sentra, urgencia).
4. Activation Agent, envía el contacto enriquecido y cualificado directamente al CRM comercial de 40Factory, ya listo para el equipo de ventas.
5. Outreach Agent, dispara un email de seguimiento personalizado a cada lead cualificado en segundos tras el escaneo, sin esperar a volver del evento.
6. Analytics Agent, produce el informe ejecutivo al cierre del evento: leads por sector, coste por lead, pipeline estimado, conversion rate por jornada y por stand, demografía de las personas presentes en la feria y que pasaron por el stand.

Por encima de los 6 agentes, un consultor Linkly dedicado acompaña el setup y los eventos para garantizar la calidad del dato y la adaptación a las dinámicas específicas de cada feria.

Por qué 40Factory eligió Linkly

Tres criterios guiaron la decisión:

• Todo incluido en una cuota anual fija: escaneos ilimitados, contactos enriquecidos, agentes de IA, consultor dedicado. Sin sorpresas de precio por evento.
• Automatización de un proceso: del escaneo de la tarjeta al contacto enriquecido en el CRM, sin pasos manuales por medio. Se acabaron las transcripciones a mano.
• Integración con el CRM (en su caso HubSpot) + cumplimiento RGPD/UE (DPA art. 28 incluido, infraestructura en la UE): cero apaños técnicos, cero ansiedad legal.

Las objeciones más comunes (y por qué no frenaron a 40Factory)

Las empresas B2B que evalúan Linkly llegan a menudo con las mismas cuatro dudas. Vale la pena abordarlas de frente.

"Ya usamos la app de la feria"

Las apps que proporcionan los organizadores cambian en cada evento: interfaces distintas, logins distintos, formatos de exportación distintos. Son poco intuitivas, funcionan mal bajo carga (justo en los picos de afluencia) y ninguna habla con tu CRM. Resultado: tres ferias al año, tres sistemas que aprender, cero continuidad histórica sobre los contactos.

Linkly es una sola herramienta, siempre la misma, independiente de la feria. La misma interfaz en Hannover Messe, en SPS Parma, en un evento privado en Milán. Los datos confluyen en el mismo CRM, con la misma estructura, con el mismo histórico.

"Ya tenemos un sistema interno"

Pasa: alguien del equipo comercial montó una hoja de Excel con macros, o un técnico interno improvisó un script. Funciona, pero no escala: ninguna IA de parsing, ningún enriquecimiento automático, ningún seguimiento inmediato, ninguna analítica consolidada.

Linkly es un producto, no un side-project. Iterado sobre cientos de feedbacks de empresas que van a ferias cada mes. Setup sin esfuerzo: se encarga el account manager de Linkly. El sistema interno cuesta 10x desarrollarlo desde cero para llegar al mismo nivel, y a los 6 meses ya hay que rehacerlo.

"Mis comerciales no son digitales, prefieren papel y bolígrafo"

Esta es la más común. El comercial en feria tiene las manos ocupadas: habla, da la mano, intercambia tarjetas, pasa al siguiente prospecto. Pedirle que escriba en el CRM es poco realista.

Con Linkly, lo único que tiene que hacer la persona en feria es una foto de la tarjeta. No tiene que iniciar sesión, no tiene que rellenar nada, no tiene que recordar nada. Foto y listo. Todo lo demás (el parsing de la tarjeta, el enriquecimiento de los datos, la cualificación del lead, el envío del seguimiento, la actualización del CRM) lo hacen los agentes IA orquestados por el account manager de Linkly. Setup, configuración e integración corren por nuestra cuenta. El comercial sigue haciendo de comercial.

"No lo necesito, vamos a la feria por branding"

Aunque el objetivo declarado sea branding y presencia, gastar decenas de miles de euros en stand, montaje y desplazamientos sin medir qué retorna es una lástima.

Linkly no sirve solo para recuperar contactos. Sirve para tener visibilidad real sobre la feria:

• Cuántas personas pasaron por el stand
• Qué cargos y qué empresas encontramos
• Cuál es la demografía (sectores, tamaños, geografías) del público real del evento
• Qué dijeron, sobre qué pidieron información
• Qué clientes ya activos pasaron a saludar

Con esos datos en la mano, al final de la temporada de ferias la decisión "¿repito esta feria el año que viene?" deja de ser una sensación y se convierte en una elección data-driven. Es la misma lógica del branding: no puedes mejorar lo que no mides.