Gestionar los leads de feria en Excel: funciona, hasta cierto punto.
Excel es la primera herramienta de lead management que usáis. Funciona perfectamente mientras estéis por debajo de 50 contactos por evento y 1-2 ferias al año. Por encima de esos umbrales empieza a hacer aguas. Os explicamos dónde exactamente.
Donde Excel empieza a costaros dinero, no a hacéroslo ahorrar.
Problema 01 · Tiempo de digitalización
Transcribir 200 tarjetas en Excel = 4-6 horas de trabajo post-feria
Cálculo honesto: ~2 minutos por tarjeta de visita bien hecha (nombre, empresa, email, teléfono, cargo). Para 200 contactos = 400 minutos = 6-7 horas de trabajo de un comercial junior. Coste de oportunidad para vosotros: tiempo que el comercial NO dedica al follow-up. Resultado: el follow-up arranca 7-10 días después de la feria. Ver tiempo medio del sector: 9 días.
Problema 02 · Errores de transcripción
Email mal escrito = lead perdido para siempre
Sobre 200 contactos transcritos a mano, estadísticamente 8-15 tienen errores de email o de número. Ese 4-7% de leads = perdidos sin daros cuenta. En Cibus o Pitti, donde una cuenta multimarca vale 50-500k€/año, perder 5 leads = potencial de 250k-2,5M€ desaparecido sin dejar rastro.
Problema 03 · Datos incompletos
La tarjeta de visita tiene 5 campos. Vosotros necesitáis 12.
Nombre, empresa, email, teléfono, cargo: esto es lo que leéis en la tarjeta. Lo que necesitáis realmente para cualificar: facturación de la empresa, empleados, sector preciso, certificaciones, parque de máquinas, marcas que venden actualmente, decision unit. Excel no recupera estos datos. Vosotros los recuperáis a mano = otras 5-10 horas de trabajo post-feria para 50 leads "interesantes".
Problema 04 · Sin integración CRM
Excel ↔ CRM = doble trabajo o nada de CRM
Tenéis HubSpot, Salesforce, Pipedrive. Importar 200 contactos desde Excel por CSV es técnicamente posible, pero raramente se hace porque requiere mapeo de campos, deduplicación y limpieza. Resultado práctico: el CRM queda a medias o no recibe los leads de feria. El pipeline corporativo y el pipeline de feria viven en mundos separados. El director comercial no tiene visibilidad única.
Problema 05 · ROI del evento no medido
¿SPS Italia ha rendido? Ni idea.
Habéis gastado 60.000€ en SPS Italia. ¿Cuánto habéis generado en pipeline? En Excel la respuesta es "no lo sé exactamente". Se reconstruye 3-6 meses después con un análisis semi-manual, demasiado tarde para justificar al CFO el presupuesto de eventos del año siguiente. Sin medición, el presupuesto de eventos es el primero que se recorta en escenarios de presión.
No queremos venderos Linkly si no os hace falta.
Excel es perfectamente adecuado en estos 3 escenarios:
- 01 Menos de 50 contactos por evento. Por debajo de este umbral el trabajo manual es manejable.
- 02 1-2 ferias al año. Volumen agregado bajo, ninguna necesidad de automatización.
- 03 Ciclo de venta muy corto. Cerráis en stand o en los 7 días siguientes, sin nurturing.
Si estáis en uno de estos escenarios, quedaos con Excel. Cuando crezcáis por encima de los umbrales, hablamos.
¿Queréis saber si estáis por encima del umbral Excel?
4 preguntas, 30 segundos. Estimación honesta basada en vuestro setup específico.
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