Captar leads en feria cumpliendo el RGPD

Captar leads en feria cumpliendo el RGPD no es una tarea para posponer. Por su stand pasa un dato personal cada dos minutos, y el DPO y el director comercial rara vez hablan el mismo idioma. Esta es la versión operativa: lo que de verdad necesita y lo que es teatro.

En breve:

• La base jurídica más usada para un lead B2B captado en el stand es el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), no el consentimiento. El consentimiento explícito es para newsletter/marketing masivo.
• La información de privacidad (art. 13) debe ser accesible en el stand: un QR que lleve a una página basta. Sin formularios en papel firmados por cada contacto.
• La conservación sigue el principio de limitación (art. 5.1.e): fije un periodo proporcionado (muchas empresas B2B: 12-24 meses), escríbalo y respételo.
• El enriquecimiento desde fuentes públicas es compatible si sirve a la misma finalidad declarada e informa al interesado.
• Guarde los datos en su CRM, no en la app de la feria: un responsable, un plazo de conservación, una exportación limpia.

La pregunta equivocada: «¿hace falta consentimiento?»

Lo primero que pregunta quien nunca ha trabajado un stand es: «¿les hacemos firmar un consentimiento?». Casi siempre la respuesta es no. Si un visitante le entrega su tarjeta o deja escanear su acreditación para ser contactado sobre una oferta B2B, existe una expectativa razonable de contacto comercial. La base jurídica correcta suele ser el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).

El consentimiento explícito sirve para casos concretos: alta en newsletter, marketing automatizado masivo, perfilado intensivo. Confundir los dos planos lleva a dos errores opuestos: pedir consentimiento cuando no hace falta (y perder leads por fricción), o hacer email marketing sin consentimiento cuando sí se necesitaría.

La regla práctica: para el seguimiento comercial 1:1 tras la feria, interés legítimo. Para incorporar el contacto a flujos de marketing automatizado, valore el consentimiento. Documente la decisión con una ponderación mínima.

La información en el stand, sin teatro

El art. 13 RGPD exige que el interesado sepa, en el momento de la recogida: quién es el responsable, por qué trata el dato, sobre qué base, cuánto lo conserva, cómo ejercer sus derechos.

En la práctica ferial esto se resuelve con:

• un QR en el stand que lleve a una página de información, o
• una línea en su formulario de cualificación digital con enlace a la información ampliada.

No hace falta hacer firmar un formulario en papel a cada contacto: ralentiza la conversación y produce papel que nadie archiva. Lo que necesita es la prueba de que la información estaba disponible en el momento de la recogida. Si usa un sistema digital de captación de leads en feria, la marca temporal del escaneo ya es su prueba.

Conservación: el número que debe decidir usted

El RGPD no dice «24 meses». Dice principio de limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e): conserve el dato solo el tiempo necesario para la finalidad. La finalidad la define usted.

Desde nuestra experiencia, muchas empresas B2B adoptan:

• leads convertidos en clientes → conservación ligada a la relación contractual;
• leads cualificados no convertidos → 12-24 meses, luego revisión, supresión o anonimización;
• contactos fríos captados en volumen → ventana más corta.

Lo que marca la diferencia en una auditoría no es el número elegido, es la coherencia: haberlo escrito en la información y haberlo respetado en el CRM. Un contacto «olvidado» en un Excel en el escritorio de un comercial es el verdadero riesgo, no el plazo de conservación.

Enriquecimiento automático y RGPD

El enriquecimiento desde fuentes públicas solo es una zona gris si lo trata a la ligera. Si enriquece para la misma finalidad ya declarada (cualificar un contacto comercial B2B) y desde fuentes públicas, es compatible. Queda la obligación de informar al interesado de que integra datos de fuentes públicas.

Aquí importa dónde funciona el sistema. Linkly enriquece desde más de 30 fuentes de datos públicas y funciona sobre infraestructura UE conforme al RGPD: el dato no sale de la Unión. Es el detalle que el DPO comprueba primero.

El riesgo real: la fragmentación

El incumplimiento en feria rara vez nace de una base jurídica errónea. Nace de la fragmentación: acreditaciones fotografiadas con el móvil personal, tarjetas en el bolsillo, la app de la feria, un Google Sheet «que arreglamos el lunes». Cuantos más lugares donde vive el dato personal, menos control tiene sobre conservación, acceso y supresión.

La limpieza operativa es también limpieza RGPD: cada contacto aterriza directamente en el CRM de la empresa, con etiqueta de evento, base jurídica y plazo de conservación coherentes. Un responsable, un sistema, una exportación. Aquí es exactamente donde coinciden cumplimiento y productividad comercial.

Cuándo basta el «hágalo usted mismo»

Si hace una feria al año con diez contactos, una información vía QR y un archivo borrado a los 18 meses pueden bastar, gestionados con disciplina. El problema escala cuando los contactos son cientos, las personas cambian y los eventos se multiplican: ahí hace falta un proceso, no la buena voluntad de un comercial.

El siguiente paso

Si quiere ver cómo mantener juntos cumplimiento y velocidad de seguimiento, reserve una demo: le mostramos el flujo acreditación → CRM con base jurídica, etiquetas y conservación coherentes, sobre infraestructura UE.